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1．把所有工作划分成事务型和思考型两类，分别对待：
所有的工作无非两类：事务型的工作不需要你动脑筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕干扰和中断;思考型的工作则必须你集中精力，一气呵成。
对于事务型的工作，你可以按照计划在任何情况下顺序处理;而对于思考型的工作，你必须谨慎地安排时间，在集中而不被干扰的情况下去进行。
对于思考型的工作，最好的办法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想：吃饭时想，睡不着觉的时候想，在路上想，上WC的时候想。当你的思考累计到一定时间后，再安排时间集中去做，你会发现，成果会如泉水一般，不用费力，就会自动地汩汩而来，你要做的无非是记录和整理它们而已!
2．每天定时完成日常工作：
你每天都需要做一些日常工作，以和别人保持必要的接触，或者保持一个良好的工作环境，这些工作包括查看电子邮件，和同事或上级的交流，浏览你必须访问的 BBS，打扫卫生等等。
处理这些日常工作的最佳方法是定时完成：在每天预定好的时刻集中处理这些事情，可以是一次也可以是两次，并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候，而在其他时候，根本不要去想它!
3．列出工作计划，并且用明显的方式提示你完成的进度：
首先：在每周的开始列出本周的计划。计划的内容就是本周准备做哪些事情，除非是外界有严格时间限制的任务，否则，周计划无须设定每项任务拟订的进行时间，也没有必要详细去说明任务的内容。你只需要一些提示，让你不回忘记本周要做的工作;
然后，每天早上列出时间表，从周计划中选择出当天想做的事，并安排具体时间去完成;列出所有需要打的电话，和每个电话的内容。这张时间表应该随时在你身边，一抬眼就能看到，它象一个忠实的助手，随时告诉你下一步工作的内容!
最后，必须进行工作计划的总结。其实，工作总结随时都在进行，方法简单之极：用粗笔把你做完的事从周计划和日时间表中重重地划去!!另一种总结是在我们制定每日的时间表和每周的计划表时完成的，方法也十分简单：把当日或当周没有完成的工作抄写到下一日或下一周的计划中去!
4．不要犹豫和等待，立即行动;
这一条是对以上三条的重要补充：不要犹豫和等待，立即行动。没有任何工作会因为你回避它而自动消失，没有任何烦恼会因为你不去想而烟消云散。你没有别的选择，只能去面对，只能去迎接任何挑战。
5．安排好随时可进行的备用任务，以不浪费你的时间
对待空白时间最好的方法是：预先准备备用的任务，而利用这样的时间去进行(不是完成)它!这样的备用任务要求具备的特点是：不需要耗费大量的脑力去思考;随时可以开始，随时可以中断，并且下次可以继续进行;没有时间的压力，不必在某个时间非完成不可;能给自己带来一定的乐趣。这样的工作有：浏览报刊杂志，阅读有益的但是非专业的书籍，查看网络新闻，随意访问自己感兴趣的网站，对自己已完成的工作成果进行美化加工(例如整理文档，修饰绘图设计)，整理文件，将顾客名单裁成小条等等。
巧干的五大金点子 金点子一:三思而行 有时我们为了表现自己的积极努力,总是一头扎进事务堆了,其实我们犯了一个致命的错误,就是在没有想清楚之前已经开始动手了。要增加效率提高业绩,最好的办法就是先思而后行,想通了想明白再做是最恰当不过的了。思考的过程其实也是执行的一部分,思考的价值远比简单的执行要来得重要,因为思考是智慧的表现。对公司的领导层而言,多一个脑袋比多一双手,多一条腿来得更有意义,这也是将来晋升的筹码。 金点子二:发动群众 不要幼稚地以为办公室也是一个可以“骑单车行世界”的地方,现在一味的单干只能被视为没有情商的表现了,因为团队的作用比任何时候都显得重要和伟大,更何况上司们也决不会把业绩和功劳加冕在一个人头上,原因他们也要照顾大局平衡环境。所以要想巧干,就要发挥周边人的力量,调动每一个人的积极性,让集体的能量发挥作用。别以为这样会忽视自己的价值,恰恰相反你的领导力以及长袖善舞的能力已经在不经意中发扬光大。 金点子三:发挥长处 我们提倡学习中工作,工作中学习,但这不等于我们要处处冒险去做自己不擅长的本行。最有效率的行事方法就是将自己的长处发挥到明处,这样也是省力省事的方法。特别在很多关键时刻,用自己的长处应对困难,是最容易突破困难的,否则不仅得不偿失而且也会拖累团队,影响形象。个人的长处绝对是自己的核心价值,要想提升短处千万不要在众人面前操练,有机会自己一个人好好补缺。 金点子四:勤能补拙 承认自己不是全能高手吧,这在心理上会让自己有个余地。首先我们会更尊重强者和能者,其次我们也会说服自己用另外一种形式去弥补这样的拙劣之处。哪怕是简单的送水倒茶,同样体现了自己的服务精神和团队意思,千万不要忘记利用这些机会去展示自己勤快的那一面,这样自己的弱势反而变得并不重要。最愚蠢最忌讳的就是在自己能力不及之处,还要瞎掺合,不仅露短还招人嫌。所以当专业技能有落差的时候,请记住可用自己勤快的态度去弥补。 金点子五:最佳时间 巧干可以减少时间的消耗和精力的消耗,所以巧干这一方法在执行的层面里,难免要提到一个重要的因素就是选择最佳的时间。在合适的时间做合适的事情本是中国一句老话,其实也很适用今天的办公室生活。有人懂得巧干却不懂得在合适的时机表现自己的巧干,这等于浪费了有效的资源,所以要记住巧干是要有参照物的,当别人在蛮干的时候,当上司在检阅的时候,当事物遭遇瓶颈的时候……你的巧干才有用武之地。 巧干能手lucia的故事 lucia从国外留学回来,应聘进了这家国外的*机构代表处。聪明伶俐的她很快适应了环境,她不仅干活很轻松而且深得领导层喜欢。原来她的办公室哲学就是“easy going”,为此她总是采用不急不燥的工作态度,遇到上司分配的工作,她先用脑子过滤所有的真正需求,并不急于去表现自己的能力。自己有99%把握的事情,她尽心尽力完成。遇上自己的短处活儿,她总是诚恳要求其他的哥们姐们出力,当然她懂得如何回报大家的帮忙,买个下午茶招待大家是小事,如果遇上同事们的加班,她不忘把所有外卖电话贴在告示板上,既暖了大家的心,也让自己放了心。她的上司外语能力没她强,所以只要总部有人来,她就像贴身小助理,帮着老板前后打点,自然老板对这样的“努力”是看在眼里的。lucia总结自己的巧干经验时,不忘得意提醒:巧干就是动脑干活! 针对工作统筹能力的提高,需要从以下几个方面着手处理。 1、先把已经确定时间的任务罗列出来,并根据已确定时间间隔安排其他工作; 2、逐步培养自己的日程安排能力,根据自己的喜好,将相应的任务安排在合适的时间段里; 3、相似的工作排在一起,尽量减少主观思维上的变化; 4、工作不要排的太满,始终给自己保留一定的弹性时间。