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1、 入库
到货---清点验收（联系采购，工程师/设计、使用人到场）采购负责所要入库物品的型号、名称及种类确认，工程师/设计对物品质量进行检验，使用人对材料实际情况进行确认并确定数量。经采购、使用人及工程师/设计确认完毕库管对其物品进行数量清点并办理入库。入库单需要有工程师/设计、采购、使用人、监理（仅用于实行监理的工程，下同）、收货人五方签字才为正规入库单据，否则库管不能办理入库。入库时账目上要注明材料存放位置，库管要对相关单据及时办理入库避免造成单据丢失损坏。单据一式四联，第4联库管留底保存，第1联交由库房主管，第2联交财务，第3联交采购各方要对单据进行登记保存，便于日后对单据进行查询（单据要长期保存并归档）
采购订货时需要和厂家说送货要携带相关产品合格证，检测报告，经营许可证等……便于日后工程监理需要时出示。库管在收货时除点清所收物品还要向厂家送货人索要相关资料并保存，如果厂家送货时没有带相关资料库房和采购部、财务部沟通由两部门向厂家索要。
2、 出库
a、签字---相关人员签字（领料人、工程师/施工部门主管、部门经理/项目部主管领导、发货人、库房主管）
内部施工队领用材料需要有本队主管签字确认，并有部门经理签字，交成本控制部进行核算并确认签字后报项目部主管领导签字。
施工方领用材料需要工程师/设计签字确认，报相关部门经理签字确认后报项目部主管领导签字。
b、审核---领料人开好单据找相关负责人签字，单据的数量用途一定要写清，避免超量领用。
c、核对单据---领料人在单据开好且规范情况下，库管要对相关单据再次进行核对，要检查是否注明用途及单据有没有涂改，如果单据有涂改，库管有权要求其领料人重开单据。
d、发货---库管在核对单据无误情况下照单发货，发货时看清数量和单据上标明的特殊要求。
e、登记---发货完毕库管要及时对单据编号、登记上账，并且将其单据保留同入库单一样长期保存。
单据一式5联，第3联库管留底保存，第1联交由库房主管，第2联交财务，第4联由领料人自行保管，第5联月底汇总，同甲供材料出库汇总表一同报詹总。注：只有甲供材料出库时才将第5联进行汇总，并在月底进行甲供材料汇总。公司内部施工部门领用不需要汇总。各方要对单据进行登记保存，便于日后对单据进行查询（单据要长期保存并归档）
对于内部施工领用原库存材料，库管要对其单据分开存放，不能与2011年4月11日后出入库的材料进行混淆，还要对其分开登记并建立两本账目。如果是2011年4月11日开始登记的材料，出库时按正常的出库流程，如果是原库存材料出库，相关人员签字后库房对其登记且不用向财务交相关材料出库单。但是原库存材料相关出库单库房同样要对其进行长期保存。每次工程结束后，由工程成本进行核量。
对与施工方领料工程部/设计要严格审核单据的正规，对材料要做到整入整出，避免超领超供现象。
常用工具在出库时不用开具出库单和办理出库台账登记，需要使用人在常用材料借用登记表上登记。原库存材料要与2011年4月11日后入库的工具账目分开不能混淆，常用材料借用登记也要分清原库存与2011年4月11日后入库的工具。
3、退库
现场材料退库：
基建部退库：现场由于设计变更或没有用完，将材料拿回库房前需要办理退库手续，办理退库手续需要注明原因及退回地点后有相关施工队主管签字确认材料情况，后报项目经理签字，项目经理签字确认后单据交库房对于不能按单位计算的材料库房对其建立账外账。如果是整件材料退库，库房查看并确认后对其办理退库手续。退库单一式4联，第3联库管保存，第1联交库房主管，第2联交财务，第3联给退库人保存，各方要对单据进行登记保存，便于日后对单据进行查询（单据要长期保存并归档）
施工方退库：超出定额用量（不含损耗率）0-3%之间，手续齐全，可以办理退货手续，超量（以结算定额用量为基准）3%-5%之间，可以退库，但须加收此部分材料资金占用利息（利息按同期人民银行贷款利率执行），超结算工程量（以结算定额用量为基准）5%以上部分对施工方加价50%后方可办理退库手续。施工方退库人开具退库单，经工程师/设计对其材料进行确认如果有问题不能办理退库，确认无误后报先关部门经理签字后单据交库房，库管对其材料进行核实检查，如果有问题或不能按件计算的不能办理退库。整件完好材料确认后为其办理入库手续并登记上帐，退库单一式4联，第3联库管保存，第1联交库房主管，第2联交财务，第3联给退库人保存，各方要对单据进行登记保存，便于日后对单据进行查询（单据要长期保存并归档）
厂家退库---避免库存材料过多造成资金积压，库管员和采购部沟通确定不用材料退库量，然后经工程部/设计部相关人员签字确认报项目部主管领导签字确认，经多方确认后采购部与厂家沟通退货事宜，厂家收货人来办理退货手续时退库单需要有厂家人员签字确认后库管员对其单据进行登记上账。退库单一式4联，第3联库管保存，第1联交库房主管，第2联交财务，第3联给退库人保存，各方要对单据进行登记保存，便于日后对单据进行查询（单据要长期保存并归档）
4、备库
库管员要对手中所管材料数量、性质及用途了解。库房要对常用材料建立预警量，当常用材料到达使用底线时库管员要与相关使用部门沟通告知其材料库存情况，由使用方对其材料进行申报。
5、月底盘点
每月20号由财务、审计部门派员对库房进行盘点，对盘点出的物品损坏的做出物品盘点损耗表对材料进行报损。
每月25号将材料出库汇总表同当月出入库单据一同报财务，同时将当月甲供材料出库单第5联整理汇总同甲供材出库明细表一起报詹总。
一般购销存的入库有采购入库、委托加工入库、盘盈入库、其他入库（赠品或者其他没有价值的物品）。出库有销售出库、委托加工出库、盘亏出库、其他出库（维修或者赠品出库）。如果你用的是erp软件，会有单独的虚仓记录不需要和发票、货值的物品。