(1) 申请签发公函并提供相关资料
①凡本单位专兼职人员及各部门、各地市中心均可申请签发公函，按规定签发公函的类型有：通联函、商洽函、调研函、催办函、转办函、举报函、调研课题商洽函、普法活动商洽函和网络资讯核实函等，需要发出公函的案件或活动，
②将欲发公函案卷全部材料报总部审核备存，凡符合“环保舆情监测中心及各网接收投诉材料说明”要求的均可签发适合涉案需要的公函，原则上由申请签发公函人按相应公函格式及范本起草，总部审核并提出相关补充材料或修改建议，完善后由北京总部签发，并以挂号公函或快递的形式寄发各涉事或涉案单位或个人
③将欲发函的活动方案或具体选题、事件说明，以及按相应公函格式范本起草好所需公函报总部审核存档，凡符合相关规定的经审核完善后，由北京总部签发并以挂号信的形式寄发各涉案单位或个人。通过邮寄将以上材料发到北京总部，经总部主管领导批准，非投诉维权类也可采用电子文本传递给北京总部
(2) 审批、发出公函要求
根据申报的材料审核选题事件，原则要求案卷内容必须是涉及环保相关内容，案件事实证据及线索应完整规范，投诉人诉求合理，涉案当事人等资质适格。同时有初步调研的相关资料。可以批准给相关单位签发相应的函件。个别材料证据不完整的可提出相应补充意见
(3) 函件的使用、保管及回复函
原则上公函通过挂号信直接寄至收函单位，遇特殊情况案件调研员可签字领取，并送达收函单位。所有公函除收函单位外不可外传，否则以泄露公文论处。签发的公函有回复应及时沟通并做相应的协调处理至案件完结。逾期不回复将采取催办、呈报、案件转办、确认函、编发工作内参及联动监督机制等措施至案件完结。期间可采用多部门、多层级、多类型公函联络和会商等方式。对不作为情况，可采用网络资讯发布、工作内参呈报、媒体联动监督等方式，依法依规妥善处理
(4) 案件的中止与终结
由专题专案组或选题调研员，根据选题或案件情况决定